Au sens du RGPD, l’anonymisation consiste à traiter les données de manière irréversible afin de rendre impossible toute identification, directe ou indirecte, d’une personne physique. Ainsi donc, l’anonymisation fait sortir les données de son champ d’application, sous réserve qu’aucune réidentification ne soit raisonnablement possible.
Dans le cadre des formalités d’immatriculation, les traitements opérés par les autorités compétentes reposent sur l’exécution d’une mission d’intérêt public au sens de l’article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD.
Toutefois, cette base légale ne dispense pas du respect des principes fondamentaux énoncés à l’article 5, en particulier ceux de minimisation des données et de proportionnalité. Ainsi, seules les données strictement nécessaires à l’identification juridique de la société et à l’information du public doivent être rendues accessibles. Or, les dossiers d’immatriculation comportent fréquemment des données personnelles dont la publication n’est pas indispensable : adresses personnelles de dirigeants, coordonnées privées, dates et lieux de naissance, signatures manuscrites ou pièces justificatives.
La diffusion de telles informations peut exposer les personnes concernées à des risques d’atteinte à leur vie privée, voire à des usages abusifs des données. L’anonymisation de ces éléments, dans les versions destinées à la publication ou à la réutilisation, permet de répondre aux exigences du RGPD sans remettre en cause l’objectif de transparence.
« Les informations non anonymisées figurant sur le présent document correspondent aux données légalement requises pour l’identification de la société et de son représentant, conformément aux obligations applicables au registre du commerce et des sociétés. »
La question se pose avec une acuité particulière pour les sociétés unipersonnelles ou les situations de domiciliation du siège social au domicile du dirigeant, dans lesquelles la frontière entre données professionnelles et données personnelles est ténue.
Dans ces hypothèses, une vigilance accrue s’impose afin d’éviter une identification directe et excessive de la personne physique. En pratique, l’anonymisation doit s’inscrire dans une démarche structurée, reposant sur une analyse des finalités de publication, un contrôle préalable des documents diffusés et la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux recommandations de la CNIL.
Elle constitue ainsi un outil juridique essentiel pour sécuriser la diffusion des informations issues des formalités d’immatriculation, renforcer la conformité réglementaire des traitements et préserver l’équilibre entre ouverture des données et protection des droits fondamentaux.
Un extrait Kbis est un document officiel du RCS.➜ Le Kbis «source» (tel que délivré par le greffe / Inpi) ne peut pas être modifié.
Par Stéphane MINA, Président de SOS PAPERASSE57
