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Dans le complexe hôtelier du Parc Astérix, les équipes d’accueil assurent différentes missions auprès des visiteurs. Elles interviennent notamment à leur arrivée et font le lien avec les différents services de l’hôtel.
Une journée qui commence par la transmission
À 8 heures, l’équipe du matin prend connaissance des informations laissées par l’équipe de nuit. Cette passation permet notamment de faire le point sur les éventuels litiges, les billets à éditer ou encore les arrivées de groupes et de clients individuels. Ces éléments sont complétés par des mails récapitulatifs et un cahier de consignes.
Un tableau permet ensuite de répartir les missions et de suivre les données du jour, comme le niveau d’occupation. Il indique également le manager chargé de superviser le pôle hôtelier ainsi que les différents postes : check-in, check-out, billetterie, bagagerie ou voiturier.
L’équipe du matin, composée de cinq à six personnes, prépare ensuite les éléments nécessaires à la journée. Invitations, billets, documents liés aux séminaires et cartons de chambre sont notamment vérifiés. Dans l’après-midi, quatre à cinq personnes prennent le relais pour poursuivre l’accueil et le service.
Une organisation basée sur l’entraide
Au sein de la réception, l’organisation repose sur une entraide permanente. Lorsqu’un poste connaît une période plus calme, l’employé peut venir renforcer la bagagerie ou le desk d’accueil en fonction des besoins. En cas de forte affluence, l’équipe va à l’essentiel dans ses échanges avec les visiteurs pour fluidifier l’accueil.
Les réceptionnistes jouent aussi un rôle d’intermédiaire avec les autres services. Lorsqu’un problème survient dans une chambre, ils identifient la demande, contactent le service concerné, puis assurent le suivi auprès du client.
