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Six mois peuvent s’écouler entre le choix d’un candidat et son arrivée chez EDF SA. Un délai pendant lequel le silence peut fragiliser un recrutement. «Parfois, il ne se passait plus rien pendant des semaines et ça générait une forme d’inquiétude», raconte Adriane Schildknecht, référente métier au sein d’EDF SA. Certains candidats finissaient même par accepter un poste ailleurs. Selon une enquête Workelo réalisée sur un panel Ipsos auprès de 800 salariés, en avril 2024, 97% jugent une bonne intégration importante, mais la moitié déclarent en avoir déjà vécu au moins une mauvaise. Un silence loin d’être exceptionnel : 19% des salariés interrogés n’ont eu aucun contact avec leur future organisation avant leur premier jour. Pour EDF SA, qui accueille chaque année environ 2 200 alternants et réalise 2 800 à 3 000 autres embauches, l’enjeu est de taille. Auparavant, chaque équipe RH en local organisait l’intégration par mail, téléphone ou rendez-vous. Les informations reçues variaient selon les sites. L’entreprise a donc construit un accompagnement commun, déclenché dès que le candidat est retenu. L’objectif : maintenir le lien, donner des repères et commencer à créer un sentiment d’appartenance avant même la prise de poste.
Informer sans submerger
Protection sociale, temps de travail, sécurité informatique : les informations sont transmises progressivement, à mesure que l’arrivée du nouveau collaborateur approche. «On ne peut pas non plus le noyer dans 50 documents le premier jour», souligne Adriane Schildknecht. Les recrues peuvent ainsi comprendre leur couverture santé ou le fonctionnement du forfait jours, sans devoir réclamer les notices. Elles savent aussi à qui s’adresser en cas de question. La préparation administrative suit la même logique. Pièces justificatives et données nécessaires à l’embauche sont réunies en amont. Les rappels évitent aux RH de multiplier les relances et de vérifier constamment l’avancement des démarches. Certaines opérations, comme la création du matricule du salarié, sont automatisées. Les recrues trouvent ainsi plus facilement les réponses à leurs questions, ce qui réduit les sollicitations auprès des RH et du manager de proximité et leur permet de se concentrer davantage sur l’accompagnement humain.
Le manager associé à l’accueil
Le manager reçoit aussi des rappels pour préparer l’arrivée du nouveau collaborateur : demander les accès informatiques, prévoir un ordinateur, prendre contact avec lui ... Certaines unités prévoient d’autres rappels, par exemple, pour organiser un petit déjeuner le premier jour. L’objectif, résume Adriane Schildknecht : une recrue qui «se sent accueillie, attendue», et une arrivée pour laquelle tout est prêt.
Pour les alternants, être rassuré passe aussi par la réception rapide des documents d’embauche. Auparavant saisis manuellement, imprimés puis scannés, les formulaires Cerfa sont désormais générés à partir des données collectées. Leur transmission aux écoles et aux jeunes pour signature est accélérée, facilitant les démarches auprès de l’Opco, opérateur de compétences. Surtout, cette rapidité rassure des candidats parfois tentés de poursuivre leurs recherches, faute de confirmation. «Est-ce que je suis vraiment retenu, est-ce que je vais avoir mon Cerfa, est-ce que je dois aller voir une autre entreprise», énumère Adriane Schildknecht pour décrire leurs inquiétudes. «Fluidifier l’administratif constitue une manière de leur signifier qu’ils sont attendus. Du côté des recrues, la satisfaction atteint 4,8 sur 5. EDF estime aussi avoir réduit de 50 % en quatre ans les désistements sur les embauches hors alternance».
